Обязан ли работодатель возмещать работнику расходы на электронную подпись для КЭДО?

Если работник и работодатель перешли на кадровый электронный документооборот (КЭДО), то обмен документами между сторонами ведется в информационной системе, применяемой для КЭДО (ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ).

Для обмена электронными документами работнику необходима электронная подпись. Работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование (ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ).

В письме от 25.05.2023 № 14-6/ООГ-3716 Минтруд России рассмотрел вопрос, может ли работник самостоятельно приобрести электронную подпись, а работодатель компенсировать расходы работника. Трудовым кодексом РФ этот вопрос не урегулирован, указало ведомство.

В такой ситуации вопрос возмещения расходов работника на приобретение электронной подписи рекомендуем решить по соглашению сторон. Например, возможны следующие варианты:

• работодатель самостоятельно оплачивает получение работником электронной подписи
• или работодатель компенсирует работнику расходы на оплату электронной подписи.

Если стороны договорились, что работодатель возмещает сотруднику расходы на приобретение электронной подписи, такое условие можно закрепить в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему (ч. 4 ст. 57, ст. 72 ТК РФ).

Источник: 1ИТС